"İş akışının yarattığı bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerin değerlendirilmesi, kullanılması, iletilmesi, istendiği zaman kolayca aranıp bulunması ve saklanması gibi işlevleri yönlendiren elektronik kontrol ve yönetim faaliyetleri bütününe doküman yönetimi denir."
Döküman Yönetim Sistemi yada kısaca Döküman Yönetimi, bir kurum veya kuruluşta farklı kişiler tarafından kullanılan, değişik tür ve kategorideki, tüm belgelerin kullanım süreçleri boyunca belli bir sisteme bağlı olarak elektronik ortamda yönetilmesi ve saklanması nı içermektedir.
Günümüz iş hayatında bilginin çok önemli bir yeri vardır. Bilgi Kamu veya özel sektör ayrımı olmaksızın, farklı formatlarda ve değişik türde dökümanlarda, Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış olmak üzere iki ana yapı altında saklanır.
Yapılandırılmış Bilgi : Bu yapı altında yer alan bilgi belli bir sistematik dahilinde olan bilgidir. Kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları gibi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur, arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür.
Yapılandırılmamış Bilgi : Bu yapı altında yer alan bilgi ise e-posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgiyi içerir. Bu tip bilginin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı da kağıt üzerinde saklanırlar. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalardan kaynaklanmaktadır. Sözkonusu dokümanları faks, tutanak, yazışma, form, rapor, prezentasyon gibi ofis yazılımlarının (kelime işlemciler, hesap tablo yazılımları, sunum yazılımları) çıktıları olarak çeşitlendirmek mümkündür.
Özellikle yapılandırılmamış bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları herhangi bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken araştırmanın kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasını zorlaştırır.
Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilginin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde sisteme gireceklerdir.
